Deltagere: Søren Møller – Anette Andersen (referent) – Louise Sørensen – Lene Gehlert – Ruth Flammild – Lars Jensen – Jørgen Christiansen
Forretnings orden gennemgået og underskrevet af alle i bestyrelsen
Retningslinier for udvalgsarbejde – gennemgået
Udvalgene skal informeres og have retningslinierne udleveret/tilsendt af bestyrelsens kontaktperson
Kr. Himmelfart – checklisten gennemgået og opgaverne fordelt. Listen vedlagt referatet.
Af hensyn til beregning af klubmesterskabspoint er det vigtigt, at alle Nøkkvi-ekvipager på hvert hold bliver registreret, f.eks. via et holdkort der afleveres til sekretariatet.
Der er ønske om at delpointene for de enkelte poster fremgår af resultattavlen.
Beskrivelse til arrangementet skal være mere uddybende bl.a. mht. forskellen på lang og kort rute.
Der skal differentieres mellem tilmeldingsfrist til ridt og fest. Jf. evaluering af sidste års Kr. Himmelfart kan tilmelding til ridtet ske op til 2 dage før, men ikke til festen (se evt. referat fra bestyrelsesmøde 3/6 2016). Til festen bør tilmeldingsfristen være senest 10 dage inden. Eftertilmelding til fest er ikke mulig aht. madbestilling.
Nøkkvis 40 års jubilæum
Aktivitetsdag for alle på Havredalbanen, 9. september
Jubilæumsstævne den 10. september
Jubilæumsdag – fælles ridetur samt jubilæumsfest, 23. september
Fælles ridetur
Jubilæumsfest
Revision af stævneregler
Stævneudvalgets forslag til revision af stævneregler / udklassificering blev gennemgået og godkendt. Lægges på hjemmesiden så snart de foreligger i den endelig form.
Revision af klubmesterskabspoint
Jørgen fremlagde et bud på, hvorledes der kan laves en mere ligelig fordeling af klubmester-point mellem stævner og øvrige pointgivende arrangementer. Overordnet går forslaget på at omregne de samlede point til endelige klubmesterpoint, og der bør tildeles point til alle der gennemføre en klasse/et arrangement. Det ser umiddelbart fornuftig ud, og Anette arbejder videre på det, og laver en beskrivelse af, hvordan den endelige beregning/pointfordeling bør laves.
Fond-ansøgninger til klubhusbyggeri
Fondsudvalget er blevet styrket med en person, der har stor erfaring med at søge fonde. Der er søgt om udsættelse til LAG, da fristen for projektperiodens afslutning jf. tilsagnet er ved at nærme sig.
Der arbejdes stadig med, at det kan blive nødvendigt at pille lys på banen ud af projektet. Det skal dog sikres, at de tilsagn vi har fået, ikke påvirkes i tilfælde af at lys på banen droppes.
Der arbejdes videre med ansøgninger med den ekstra hjælper, og vi giver udvalget arbejdsro i 3 måneder, inden bestyrelsen endeligt vurderer, om der er realistisk at projektet bliver til noget.
Nyt fra Udvalgene
Børn- og ungeudvalg:
Tilskud fra Viborg kommune til børn og unge kan gives, hvis der er faste møder/kurser/undervisning til de unge, hvilket vi ikke har.
Foredrags- og kursusudvalg:
Charlotte fra det tidligere stævneudvalg vil gerne være med i FOK-udvalget.
Der er kortlæsningskursus den 8/3, trailerlæsningskursus den 13/5 – begge dele er annonceret på hjemmesiden.
Der har været afholdt en foredragsaften om riderejser. Den gav et lille overskud.
Køb/salg/byttedag (heste-/rideudstyr) den 18/3
2 påtænkte arrangementer med ride-fysioterapeut er aflyst.
Udvalget har masser af planer og ideer
• Dyrlægeaften til efteråret
• Fotosession m hest/rytter til sommer
• Foredrag om hestens anatomi
• Springkursus
Stævneudvalg:
Vellykket fastelavnsstævne, overskud på 1160 kr.
Udvalget afholder møde den 8. marts.
Bladudvalg:
Deadline for næste blad 15/3 2017.
Tanja har gjort et stort arbejde for at skaffe annoncører til bladet.
Jon-udvalget:
Der har været afholdt kursus den 4/3 og der er planlagt endnu et den 1/4 2017.
Evt.
Jørgen meddeler at han inden længe flytter til Fur, da han og Lisbeth har købt et bed & breakfast der. Han trækker sig derfor fra bestyrelsesarbejdet, men vil fortsat gerne hjælpe i fonds-udvalget og med jubilæumsfesten. Det betyder derfor at Malene Graversen som 1. suppleant indkaldes til at indtræde i bestyrelsen.
Bestyrelsen har tidligere talt om at have bedre styr på sponsorer til bl.a. stævner og øvrige arrangementer. Dels for at sikre at de samme virksomheder ikke bliver kontaktet af flere forskellige personer fra Nøkkvi, og dels at der ikke er sammenfald med dem, der kontaktes i forhold til annoncer i bladet. Samtidig kan stævneudvalg m.fl. slippe for at bruge tid og energi på dette. Malene Graversen har fremsendt et meget fint forslag til en folder til udlevering til potentielle sponsorer, samt hvordan der kan holdes styr på hvem der er kontaktet og hvem der har givet tilsagn/afslag. Et rigtig godt udgangspunkt for at komme videre med en sponsor-oversigt, og med at kunne aflaste stævneudvalg mv. i forhold til at skaffe sponsorer. Der skal dog ud over folderen med beskrivelse af Nøkkvi og vores arrangementer, være en liste over de ting der kan støttes, således at sponsorer/annoncører hurtigt og nemt kan se, hvad vi har af arrangementer, vi ønsker sponsorater til. Bestyrelsen giver deres opbakning til, at der arbejdes videre med dette, dog skal annoncører også tænkes ind.
I forbindelse med ovenstående oplyser Lene, at hun har kontakt til en, der gerne vil være sponsor, men at det skal være Lene, der er kontaktperson. Dette kan sagtens forenes med Malenes forslag, da det indeholder en samlet liste over sponsorer.
Næste bestyrelsesmøde 5. maj kl. 19.00 hos Ruth, Ravnsbjergvej 55, 8800 Viborg
