Referat af konstituerende bestyrelsesmøde i Nøkkvi den 29. dec. 2013.
Tilstede: Teia Melvej Stennevad (TS), Søren Møller (SM), Arne Graversen (AG), Louise Sørensen (LS), Pia Laier (PL), Lars S. Jensen (LJ) og Niels Andersen (NA).
Fordeling af bestyrelsesposter:
Næstformand Søren Møller
Kasserer Louise Sørensen
Referent Niels Andersen
Fordeling af poster i udvalg:
Ungeudvalg Teia Stennevad
Aktivitetsudvalg Pia Laier
Kursus-/foredragsudvalg Arne Graversen
Blad-/hjemmsideudvalg Teia Stennevad og Niels Andersen
Seniorudvalg Lars S. Jensen
TS tilskriver udvalgene og beder udvalgene om at skrive et kommissorium for udvalgenes arbejde – en kort beskrivelse af målsætning og påtænkte opgaver for udvalgets arbejde.
Bestyrelsen besluttede at al kommunikation mellem udvalgene og bestyrelsen foregår via bestyrelsens repræsentant i udvalget.
Bestyrelsen besluttede at udvalgene skal udarbejde såkaldte aktivitetsbudgetter for planlagte aktiviteter i udvalget. Aktivitetsbudgettet forelægges bestyrelsen som godkender budgettet. Et godkendt budget udløser evt. et forskud til aktiviteten. Dette forskud skal være afregnet med kassereren senest 8 dage efter aktiviteten er afviklet. Kassereren (LS) udarbejder de nødvendige blanketter til dette formål (udbetaling af forskud, regnskab for aktiviteten samt afregning af forskud).
Bestyrelsen talte om at give alle udvalgene et mindre beløb til løbende småudgifter – endelig beslutning og beløb etc. tages op på næste bestyrelsesmøde.
Forretningsorden
Bestyrelsen drøftede nødvendigheden af en forretningsorden og vedtog at der skal udarbejdes en – også set i lyset af debatten vedrørende emnet på sidste generalforsamling. (NA) udarbejder forslag inden næste bestyrelsesmøde, hvor forretningsordenen skal vedtages.
Bladet
Bestyrelsen besluttede at bladet skal udkomme 2-4 gange årligt. Det ene nummer skal udkomme i marts, så forårets/sommerens aktiviteter udbreddes. Efterårsnummeret skal udkomme, så der rettidigt indkaldes til generalforsamling.
Flere alternative udgivelsesmetoder og formater blev drøftet – men enden bliver at (LS) indhenter pris på trykning og (TS) laver skabeloner etc. til opsætning af stof til bladet.
Bankkonti
Bestyrelsen besluttede at alle Nøkkvis økonomiske aktiviteter placeres i Spar Nord, da Andelskassen i Fredriks lukker.
Havredalbanen
Bestyrelsen traf beslutning om, at aktiviteter af kommerciel karakter på Havredalbanen skal godkendes af bestyrelsen.
(SM) er fortsat baneansvarlig. TS og SM tager et møde med skolen om et øget samarbejde. SM efterlyser i den forbindelse en “banekalender” på nettet.
Ifølge ny aftale sørger skolen for at banen trækkes af 2 gange om ugen.
Vanding af banen inden arrangementer blev drøftet. Det blev ikke fundet en løsning – men arbejdet fortsætter.
